NEWSLETTER - PRACA NA E-MAIL
ZMIEŃ USTAWIENIA / WYPISZ SIĘ

Szafy i regały w biurze, czyli sztuka przechowywania dokumentów

Szafy i regały w biurze, czyli sztuka przechowywania dokumentów

Biuro to miejsce, w który codziennie generuje się dziesiątki dokumentów. Nie wszystkie opuszczają tę przestrzeń. Z tego też względu pojawia się pytanie, jakie szafy i regały warto zakupić do biura.

Trudu wyobrazić sobie, by w biurze nie znalazły się meble biurowe. To jednak, jakie wybierze właściciel firmy ma znaczenie. Współcześnie wciąż niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, że to, jak wygląda przestrzeń biurowa, w której przyjmują kontrahentów czy potencjalnych klientów ma znaczenie. Jeśli biuro zostanie urządzone ze smakiem, to jego odbiór będzie zupełnie inny niż wówczas, gdy w lokalu znajdą się sprzęty pochodzące z różnych kolekcji. Drugie rozwiązanie daje wrażenie chaosu, które w biznesie – jak wiadomo – nie jest pożądane.

Wśród mebli biurowych mających największe znaczenie należy wskazać na szafy i regały. Dzięki nim biuro może wyglądać profesjonalnie – dokumenty czy segregatory nie będą na widoku. Przed zakupem szaf do biura warto jednak zwrócić uwagę na użyte do ich produkcji materiały i wymiary.


Szafy czy regały?

Między szafami a regałami jest znacząca różnica – te pierwsze są wyposażone w drzwi, dzięki czemu zawartość mebla nie jest widoczna dla osób trzecich. Z tego też względu zdecydowana większość przedsiębiorców decyduje się na zakup szaf. Takie rozwiązanie ma jeszcze jedną zaletę – firmy produkujące meble biurowe mają w swojej ofercie modele zamykane na klucz. Wyposażenie drzwi szafy w zamek sprawdza się idealnie wówczas, gdy przedsiębiorca chce, by dokumenty były dobrze chronione.

Kiedy sprawdzą się regały? Takie meble najczęściej są wybierane do przechowywania segregatorów. Faktycznie, regały nie nadają się do przechowywania pojedynczych dokumentów. Gdy mowa jednak o segregatorach, to są one idealnym rozwiązaniem.


Wysokość i szerokość szaf

Zarówno szafy, jak i regały, które znajdą się w pomieszczeniach biurowych najlepiej zakupić bezpośrednio od firm zajmujących się produkcją mebli biurowych. W ten sposób można zminimalizować ryzyko, że szafy nie pomieszczą np. segregatorów lub będą niewłaściwie zaprojektowane.

Kupując w standardowych sklepach meblowych liczyć trzeba się z koniecznością wykonania pomiarów. Dodatkowo cena poszczególnych mebli może być wyższa niż w firmach koncentrujących się na dystrybucji mebli biurowych. I o tym warto pamiętać jeszcze przed wyborem konkretnych modeli.


Co w przepisach?

Zakup biurowych mebli wydaje się nie być skomplikowany – wystarczy wybrać i zamówić. Niestety, sprawa wygląda zupełnie inaczej. Jeśli właściciel firmy zatrudnia pracowników, to powinien pamiętać o tym, że nie wszyscy mogą mieć dostęp np. do danych osobowych pozostałych współpracowników. Przydadzą się zatem np. meble z zamkami. Klucze do takich powinny mieć wyłącznie wybrane osoby.

Gdy mowa o szafach, to warto pamiętać, że będą w nich przechowywane różne dokumenty, np. umowy zawierające dane osobowe kontrahentów. I wówczas należy zachować szczególną ostrożność, bo miejsce przechowywania takich danych powinno być prawidłowo zabezpieczone przed osobami trzecimi. To też kolejny powód, dla którego właściciel firmy powinien zdecydować się na współpracę z podmiotem zajmującym się produkcją i dystrybucją mebli biurowych – przedstawiciele takiej firmy mogą pomóc w zamówieniu mebli spełniających nie tylko oczekiwania właściciela firmy, lecz także wykonywanych z myślą o aktualnych przepisach.

Zobacz inne porady dla pracodawców

Komentarze

(brak komentarzy)
Redakcja Praca-chrzanow.info zastrzega sobie prawo usuwania komentarzy obraźliwych dla innych osób lub zawierających słowa wulgarne.

PRACA W MIASTACH
Wszelkie prawa zastrzeżone. MediaBielsko.pl © 2007-2017